CAA COPAGRI

Chi siamo

Il CAA COPAGRI S.r.L. nell’anno 2002 ha ottenuto, ai sensi del decreto MiPAAF n. 165/1999, il riconoscimento nazionale ad operare come CAA (Centri di Assistenza Agricola) con determina della Regione Lazio.

Svolge attività di servizio di assistenza agricola relativamente a:

  • predisposizione, tenuta e conservazione del fascicolo aziendale e delle scritture contabili;
  • elaborazione delle dichiarazioni di coltivazione e di produzione, delle domande di ammissione a benefici comunitari, nazionali e regionali e controllo della regolarità formale delle dichiarazioni immettendone i relativi dati nel sistema informatico.
  • interrogazione delle banche dati del SIAN e di altri sistemi informativi di Enti/Organismi regionali ai fini della consultazione dello stato di ciascuna pratica relativa ai propri utenti.
  • ogni altro servizio connesso ad attività agricola regolarmente offerto da ogni Organizzazione Professionale Agricola.

STRUTTURA ORGANIZZATIVA

La struttura organizzativa del CAA COPAGRI S.r.L. si articola in :

  • Assemblea dei soci
  • Consiglio di Amministrazione
  • Direttore e/o responsabile tecnico
  • Comitato tecnico
  • Responsabile Attività di Controllo

L’attività organizzativa e direttiva si esprime in sedi ed uffici con sede in Roma. La direzione tecnica a sua volta coordina, determinandone gli indirizzi, gli obiettivi e le modalità operative ed organizzative delle strutture territoriali. Le sedi territoriali sono gli uffici territoriali di cui si avvale il CAA COPAGRI SRL, per lo svolgimento delle attività di cui all’art. 3 bis comma 1, lettere a) b) e c del decreto n. 165/1999 e per lo svolgimento delle attività previste dalle specifiche convenzioni e sono:

  • Sedi di coordinamento regionale se richiesto dagli OPR
  • Sportelli territoriali

A livello territoriale, l’attività è garantita da:

  • Coordinatore Regionale se è richiesto dagli O.P.
  • Responsabili di Sede
  • Operatori

Sede Legale

La sede legale, sita in Roma – Via Nizza 45 - è deputata alle attività amministrative, contabili ed organizzative. È il luogo ove viene conservata la documentazione generale, legislativa e legale del CAA COPAGRI SRL.

Nella sede legale si svolgono, inoltre, le attività collegate alla direzione tecnica e a quelle di controllo.

Sedi regionali se richiesti dagli O.P.

Il livello organizzativo/operativo nazionale (Legale rappresentante ed il Direttore in veste di Responsabile Tecnico) si avvale di referenti regionali per realizzare al meglio la gestione delle attività affidate, che congiuntamente ai responsabili di sede garantiscono l’armonico coordinamento delle azioni nel rispetto delle procedure operative. Questa attività si articola nelle sedi regionali. Sono le strutture di cui si avvale il CAA COPAGRI SRL a livello locale per espletare le attività di gestione e coordinamento. Ad esse sono subordinati gli sportelli territoriali.

Sportelli territoriali

È il luogo ove si garantisce la predisposizione, aggiornamento, validazione e conservazione del fascicolo del produttore e della domanda, anche in formato digitale, secondo le modalità di registrazione e conservazione definite nei relativi atti applicativi. Sono le strutture territoriali di cui si avvale il CAA COPAGRI SRL per espletare gli adempimenti previsti nelle diverse convenzioni stipulate con le Amministrazioni.

Assemblea dei soci

L’Assemblea dei soci adotta tutti i provvedimenti necessari ed opportuni per il buon andamento della società e per il raggiungimento degli scopi statutari.

Oltre ai vari compiti previsti analiticamente dallo statuto, essa ha altresì il compito di:

  1. formulare gli indirizzi politici relativi all’attività del CAA COPAGRI SRL;
  2. sorvegliare sull’applicazione dei suoi indirizzi politici e operativi;
  3. sorvegliare sulle attività finanziarie del CAA COPAGRI SRL.

Consiglio di Amministrazione

Statutariamente, l’amministrazione è rappresentata dal Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio di Amministrazione è investito del più ampio potere per la gestione ordinaria e straordinaria della società; ha la facoltà di compiere tutti gli atti necessari e/o opportuni per l’attuazione ed il raggiungimento degli scopi sociali, esclusi soltanto quelli che la legge o lo statuto riservano all’assemblea. Esso ha altresì il compito di:

  • nominare uno o più responsabili tecnici territoriali a norma del Decreto ministeriale 27 marzo 2008;
  • adottare il regolamento, preventivamente autorizzato dall’assemblea che definisca il rapporto tra le Società e le Società di servizio determinando le modalità operative e gli obblighi amministrativi ed organizzativi reciproci, nonché le rispettive responsabilità, comprese quelle relative alla copertura assicurativa

Il Direttore

Il Direttore e/o responsabile tecnico del CAA COPAGRI SRL. costituisce lo snodo operativo e attuativo dello staff direzionale e della politica dei servizi della struttura. Egli articola la propria attività compiendo i seguenti atti:

  • predisporre il regolamento da sottoporre alla preventiva autorizzazione dell’assemblea;
  • predisporre gli accordi di collaborazione e di prestazioni di servizi con le società di servizi di cui all’art. 12 del D.M. 27 marzo 2008;
  • coordinare l’attività delle Società di servizi relazionandosi direttamente con i direttori e/o responsabili tecnici delle stesse;
  • curare i rapporti con le istituzioni di riferimento;
  • curare il contenzioso successivo alla firma delle convenzioni o regolamenti di intesa con gli Organismi pagatori nazionalie regionali;
  • predisporre i contratti di assicurazione previsti dall’articolo 5 del D.M. 27 marzo 2008;
  • proporre al Consiglio di Amministrazione la nomina e la composizione i un comitato tecnico ed effettua in collaborazione con lo stesso Comitato tecnico effettuerà i controlli sull’attività delle società convenzionate;
  • proporre al Consiglio di Amministrazione l’assunzione di personale e di collaboratori.

Il Comitato Tecnico

Nominato dal Consiglio di Amministrazione su proposta del Direttore, svolge attività di supporto tecnico alla operatività del Direttore per tutte le attività del CAA COPAGRI SRL.

Il Responsabile delle Attività di Controllo

Il Responsabile Attività di Controllo garantisce il buon funzionamento di tutte le attività, nel rispetto delle norme, dei regolamenti e delle procedure, attraverso l’effettuazione di visite ispettive periodiche interne al Centro. Il Responsabile Attività di Controllo è deputato a rilevare le eventuali difformità, a proporne le soluzioni e inoltre, congiuntamente con la Direzione, riesamina ed aggiorna le procedure e tutta la documentazione di riferimento all’attività della Struttura.

Il coordinatore regionale se richiesto da OPR

La funzione istituzionale del coordinatore regionale è quella dell’esercitare, da un lato la rappresentanza della struttura a livello regionale, dall’altro lato quello di coordinare l’attività del CAA sul territorio, nonché:

  • Garantire l’addestramento, la formazione e l’informazione del personale operante nel territorio specifico;
  • Partecipare alla gestione trasparente dei reclami ed in particolare ricevere, protocollare e trasmettere i reclami, ricevuti dallo sportello, inviarli alla direzione, che ne garantirà la trattazione. Se il reclamo interessa l’operatività specifica del territorio, produrre una relazione con l’analisi del fatto.
  • Istituire e mantenere aggiornato, per il territorio di competenza, il registro ed il dossier degli operatori abilitati ed in particolare gestire una lista degli operatori abilitati, indicandone le tipologie ed i livelli, nonchè realizzare un dossier contenente l’intera documentazione riferita al singolo operatore.

Il responsabile di sede

Elenchiamo, in sintesi, le attività che fanno riferimento al responsabile di sede del CAA:

  • custodire e conservare i fascicoli, per almeno 10 anni dall’ultimo pagamento afferente le domande in esso contenute, con la garanzia del rispetto delle norme della sicurezza e della privacy;
  • rendere disponibile, ovvero fornire in originale e/o copia, in tutto o in parte, su richiesta della direzione e nei termini dallo stesso indicati, la documentazione contenuta nel fascicolo del produttore, agli Organi di Polizia Giudiziaria, ai Servizi della Commissione Europea, ed agli Organismi pagatori;
  • permettere l’accesso ai locali, ai dati ed alla documentazione agli organismi pagatori, agli enti preposti ed agli eventuali organi di controllo degli stessi, ai Servizi della Commissione Europea o al CAA COPAGRI SRL, per ogni iniziativa di controllo e verifica;
  • comunicare alla direzione eventuali variazioni che dovessero intervenire con riguardo all’ubicazione dei luoghi di custodia e conservazione dei fascicoli;
  • verificare l’esistenza di attestazione, mediante apposita check-list, dell’effettuazione di tutti i controlli amministrativi/informatici previsti nei manuali procedurali predisposti dagli OP/C;
  • gestire le fasi di ricevibilità, ammissibilità amministrativa ed istruttoria delle domande e delle dichiarazioni presentante agli OP/C;
  • partecipare alla gestione trasparente dei reclami, in particolare ricevere, protocollare e trasmettere i reclami, ricevuti allo sportello, inviarli alla direzione, che ne garantirà la trattazione. Se il reclamo interessa l’operatività specifica dello sportello produrre una relazione con l’analisi del fatto;
  • istituire e gestire il protocollo della corrispondenza, affinché le comunicazioni formali inviate, o ricevute, dallo sportello del CAA e relative ai rapporti con gli OP/C e/o gli altri livelli della struttura possano essere rintracciabili.

L’Operatore

Le mansioni consistono essenzialmente nella:

  • predisposizione, aggiornamento e conservazione del fascicolo del produttore e della domanda, anche in formato digitale, secondo le modalità di registrazione, validazione e conservazione definite nei relativi atti applicativi;
  • acquisizione ed elaborazione delle domande e delle dichiarazioni;
  • verifica dei dati inseriti nelle domande e nelle dichiarazioni mediante le specifiche tecniche e le procedure operative fornite dagli OP/C;
  • predisposizione delle documentazioni per rendere possibile la trasmissione delle domande e delle dichiarazioni anche per via telematica all’OP/C secondo le modalità indicate negli atti esecutivi specifici;
  • trattazione delle anomalie;
  • verifica, attestata da apposite check-list, della presenza, completezza, conformità e corrispondenza dei documenti da inserire nei fascicoli dei produttori, nonché dei documenti da allegare obbligatoriamente alle dichiarazioni ed alle domande di aiuto in conformità a quanto prescritto dalla normativa comunitaria e nazionale.

Separazione degli incarichi

In riferimento alla separazione degli incarichi il Caa COPAGRI SRL ha approntato un modello organizzativo che prevede la separazione delle funzioni attraverso l’affidamento della “gestione” della domanda agli operatori, la “verifica” della stessa al responsabile di sede, con la conseguente attività di certificazione della stessa e affidando al responsabile tecnico, anche tramite un suo referente territoriale, la fase “dell’approvazione” con l’invio all’OP degli attestati.

Conflitto di interessi

Tutto il personale utilizzato nell’espletamento dell’attività convenzionata, ha l’obbligo di segnalare tempestivamente e comunque, periodicamente all’inizio di ogni anno, le situazioni di conflitto di interessi, fermi rimanendo i casi di incompatibilità di cui all’art. 13 del D.M. 27 marzo 2001. Le situazioni di conflitto emerse da tali comunicazioni possono essere considerate fattori significativi per la determinazione di situazioni di rischio per l’individuazione del campione di aziende soggette a controllo.